Category : Новости

Вы стараетесь сделать каждое мероприятие незабываемым для гостей, заинтриговать их, оставить только приятные впечатления после мероприятия. Вы любите своих гостей, если:
— Создаете впечатления
С момента идеи до воплощения вы не просто планируете, вы создаете индивидуальный креативный продукт.
— Предвосхищаете
Вы даете гостям возможность приоткрыть дверь в событие, посмотреть небольшой ролик или фотоколлаж, получить информацию по дресс-коду и запланированным мероприятиям. Это не только интригует гостей, но и позволит им правильно настроиться и подготовиться.
— Облегчаете жизнь
С мобильными приложениями, которые вы предоставите гостям легко зарегистрироваться на мероприятие и сделать необходимую оплату, получить карту проезда, необходимые детали ивента. Предусмотрите большую парковку или метро недалеко от площадки.
— Заботитесь
Уютные зоны кейтеринга, бесплатный интернет. Четкая маршрутизация и регулярная подача важной информации. Ваши сотрудники готовы прийти на помощь гостям в любой момент мероприятия.
— Слушаете и благодарите
Запрашиваете и обрабатываете отзывы гостей о прошедшем мероприятии, делаете выводы на будущее. Отвечаете на запросы, вопросы и предложения.
(по материалам зарубежных СМИ)

Инновации в современном мире технологий и бизнеса, отражаются и на ивент-отрасли. Каждый год специалистам по организации мероприятий представляется возможность опробовать новый формат организации события, соответствующий растущим потребностям заказчиков. Мы представляем несколько наиболее важных трендов отрасли на текущий год и ближайшее будущее.

Мероприятие – сообщество
Все чаще жизненный цикл мероприятия выходит за рамки конкретных дат проведения. Оно начинается задолго до фактического начала действа (рассылки с информацией, опросы) и продолжается после его окончания (опросы, рассылка необходимых данных, обмен мнениями..). В помощь приходят различные информационные платформы и приложения. Образуется определенное сообщество людей с общими интересами и потребностями. Однако, у ивентщиков не всегда есть время поддерживать эти сообщества, они должны делать новые мероприятия. А потенциал у сообществ велик — необходим научиться правильной работе с ними.

Местная кухня и продукты
Несколько лет назад этот тренд покорил многих заказчиков своей органичностью и простотой. Свежие продукты с фермы взяли на вооружение кейтеринговые компании в качестве конкурентного преимущества.

Мобильные приложения
Приложения для работы на мероприятии становятся более популярными и позволяют дать участникам больше информации. Однако существует проблема убедить участников закачать это приложение и работать с ним на мероприятии. По статистике около 60% участников скачивают приложение и из них только 10% используют его для работы. Задача организаторов мероприятия и заказчиков – убедить участников работать с приложениями, учитывать потребности участников при разработке этих приложений.

Единая платформа
Современные технологии позволяют нам работать с одним универсальным инструментом по планированию и проведению мероприятий, а не с разрозненным десятком инструментов и баз данных, которые необходимо координировать, заполнять и контролировать отдельно.

Новые площадки
Растущие цены и тающие бюджеты диктуют новый тренд по поиску оптимальных площадок для проведения мероприятий. Пустые склады и ангары, парки и зоопарки, крыши зданий, гаражи превращаются с помощью несложного декора в отличные нестандартные площадки.

Мобильные приложения
Вспомните, как удобно ходить по музею с аудиогидом. Похожие и другие полезные приложения ждут посетителей выставок, фестивалей и крупных мероприятий. Участники получат необходимую информацию о товарах и услугах, потенциальных заказчиках, подрядчиках и клиентах, о том, что происходит в настоящее время на различных площадках, составят собственных график работы на мероприятии, смогут задавать вопросы и получать необходимые данные в реальном времени, оставлять свои комментарии, пересылать данные в соцсети.

Великий интернет
Наличие интернета и wi-fi становится необходимым условием на мероприятии. Использование приложений и обмен данными большого количества участников требует надежного сигнала и повышенной скорости передачи данных.

Анализ данных
Сбор данных на мероприятии идет для различных целей. Данные обычно систематизируются после мероприятия и анализируются еще позже. Современные технологии позволят сразу собирать, обрабатывать и выдавать отчеты по этим данным. Это поможет организаторам еще на этапе реализации мероприятия учесть все замечания участников и получить максимум отдачи от своей работы.

Современные тенденции и потребности заказчиков меняют правила игры в ивент-отрасли. Главная задача – заинтересовать заказчика и его клиентов – достигается путем соединения элементов различных форматов.
В последнее время наметилась тенденция слияния двух наиболее популярных форматов проведения мероприятия – выставки и конференции.

Выставка
Выставка – это удачный формат для демонстрации своих возможностей и привлечения клиентов, однако посетители все чаще говорят о нехватке образовательного элемента, сессии с вопросами и ответами для получения полной информации о интересующем продукте или услуге.

Конференция
Один из лидирующих форматов обучения клиентов. Недостатки – необходимость найти спонсоров и профессиональных спикеров по обозначенной тематике.

Новый формат – выставка-конференция.
В рамках конференции организаторы отводят место для выставочных зон, где можно ознакомиться с конкретными примерами. Исторически этот формат возник как один из вариантов научных конференций и сессии постеров в отдельных залах, где ученые смогли продемонстрировать примеры своих конкретных научных работ и ответить на вопросы собравшихся.
Залог успешности нового формата заключается в балансе его составных частей – конференции и выставки, в возможности организовать индивидуальные встречи и вписать их в график мероприятия.

Для успешного освоения нового формата нужно проделать подготовительную работу с участниками. Уточнить у целевой аудитории основной посыл – больше конференции или выставки? Нуждаются ли участники в длительных теоретических докладах или им необходимо больше общения с выступающими и участниками в выставочном формате?
А также: найдите правильную площадку для проведения с залами для выставочных стендов и переговорными для общения, пригласите хороших спикеров, создайте качественные спонсорские пакеты со спецценами на выставочные площади и рекламу, составьте грамотно и выверьте программу, чтобы участники смогли воспользоваться всеми преимуществами нового формата!

Если вы регулярно планируете и проводите мероприятия, то наверняка знаете, что в любой момент нужно быть готовыми к непредсказуемому развитию событий. Что-то может пойти не так в процессе подготовки или во время самого события.
Как этого избежать?

Не делать все по шаблону.
Повторяющиеся из года в год мероприятия или их элементы способны оттолкнуть даже самых стойких участников. Регулярно меняйте элементы ивента, добавляйте новое, привлекая внимание собравшихся. Найдите необычную площадку, поэкспериментируйте с дизайном и спецэффектами. Поищите вдохновение на профильных сайтах, проведите мозговой штурм в команде.

Создайте вокруг мероприятия облако предвосхищения.
Вы не получили необходимого числа подтверждений участия в мероприятии. Срочно решайте эту проблему! Вы не заинтересовали свою аудиторию, даже если само мероприятие очень качественное. Почему ваше мероприятие нельзя пропустить? Оно важно для заказчика и для вас – сделайте так, чтобы и участники в это поверили! Не заваливайте приглашенных традиционными приглашениями и многочисленными напоминаниями – постарайтесь создать такое приглашение, от которого невозможно будет отказаться. Все будут ждать это событие и сами подтвердят участие.
Регулярно публикуйте на сайтах и в соцсетях небольшие блоки информации, связанные с предстоящим событием. Привлекайте экспертные мнения и комментарии. Используйте ВИП персон. Делитесь полезной информацией, связанной с тематикой мероприятия. Заинтересуйте и заинтригуйте аудиторию, делая акцент на то, что участники получат от посещения вашего мероприятия.

Работайте с отзывами о вашем мероприятии – особенно с отрицательными!
Мониторинг соцсетей –это важная часть работы над мероприятием. Реагируйте немедленно, разрешайте проблемы и исправляйте недочеты. Общайтесь с участниками, благодарите за отзывы, делайте выводы для предстоящих мероприятий.
(по материалам зарубежных СМИ)

Уровень современных технологий позволяет генерировать тысячи идей, приложений, инноваций для всех типов мероприятий.

Мобильные приложения. Мобильные приложения будут править бал в ближайшие годы.
Массовое использование смартфонов привело к изменению самой структуры организации мероприятий и процессов, связанных с ними.

Развитие технологий сделало ненужными следующие процессы:
— использование бумажных носителей для программ, списков участников, информационных писем, брошюр
— проведение бумажных опросов во время мероприятий
— использование указателей и карт для мероприятия

Мобильные приложения помогают улучшить:
— общение в соцсетях во время мероприятия
— групповые или целевые сообщения
— организацию встреч и совещаний во время мероприятий, налаживание бизнес контактов
— работу в группах
— интегрированную геймификацию
— самообучение во время ивента
— использование соцсетей

Мобильные приложения несут много возможностей для их использования в организации ивентов:
— Геймификация
— помощь в навигации и поиске информации. Апп помогает участнику найти свое местоположение на мероприятии и дать рекомендации по дальнейшему пути.
— персонифицированное приветствие и передача уведомлений по прибытии на мероприятие.
— обмен данными и работа в соцсетях. Может быть двусторонней – с разрешения участника приложение передает контактную информацию, профиль из соцсети, информацию о переговорных и конференц-холлах, предпочтениях в питании на мероприятии, и много другого.
— Замеряют время нахождения участника на выставочном стенде – чем больше времени проведено, тем вероятнее интерес участника к этому стенду
— автоматизированный удаленный запуск демо-роликов во время мероприятия или на выставке
— Таргетные сообщения различным категориям участников от организаторов мероприятия
— измерение качества обслуживания участников – время на регистрацию, очереди в буфет, легкость нахождения нужного зала…

Аналитика. Анализ данных станет одним из наиболее важных в использовании мобильных приложений.
Ивентеры привыкли собирать и анализировать данные до или после мероприятий, а во время мероприятия уровень удовлетворенности и эффективности мероприятия оценить было тяжело.
В наши дни мобильные приложения предлагают аналитику по огромному блоку данных – золотая жила полезной и свежей информации для улучшения качества вашей работы.
Аналитика, предоставляемая приложениями, позволяет дать мгновенный ответ на различные вопросы – от лучшего спикера и стенда на мероприятии (кто привлек наиболшее внимание) до количества приложений, использованных во время мероприятия.

Один из трендов грядущего – использование и обмен огромными объемами данных на мероприятиях и выставках. Это потребует использование аналитических и статистических приложений. Данные в дальнейшем станут основой для маркетинговой стратегии.
Угроза данным – также проблема грядущих дней. Решение проблемы взлома баз данных и кражи информации – в создании защитных инструментов и систем, кодов доступа и антивирусных программ.

Дроны-фотографы. Использование на мероприятиях дронов для фото-и видеосъемки высокого разрешения с разных ракурсов и в реальном времени станет новой тенденцией, если получит легальное разрешение.

Сокращенный формат. Обилие информации, которая обрушивается на нас в интернете, заставляет маркетологов искать новые форматы презентации продуктов и услуг. На смену традиционным тексту с иллюстрациями приходит видеоролики – высокого качества и максимально короткие для быстроты и точности восприятия. Вебинары тоже становятся короче – участники готовы тратить на них максимум 45 минут своего времени.
(по материалам зарубежной прессы)

В отеле Four Seasons, открытом на месте легендарной гостиницы Москва наше агентство 7 events communications подготовило традиционную весеннюю партнерскую встречу для компании Unify.
Unify расширяет возможности партнеров по всему миру благодаря ведущему в отрасли портфелю решений для унифицированных коммуникаций. На встрече, в теплой дружественной атмосфере, были подведены первые итоги, обсуждены первые результаты и намечены планы совместной работы с партнерами в новых условиях.

Компания 7 Events Communications выступило Агентством-организатором мероприятия, посвященного празднованию 20-летия Страховой Компании AIG в России, состоявшегося 19 мая 2015 г. в Москве.
На территории Красного Октября собрались представители страхового сообщества и профессиональных ассоциаций, топ-менеджеры крупнейших российских компаний.
По итогам мероприятия наше Агентство получило самые высокие оценки и отклики высшего руководства, клиентов и партнеров AIG в России:
«Мы высоко оценили качество предоставляемых услуг 7 Events Communications, умение решать сложные задачи, а также творческий подход, компетентность, профессионализм и личную вовлеченность сотрудников Компании. Мы планируем и дальше продолжать плодотворно сотрудничать с 7 Events Communications. Наш опыт работы с данной Компанией позволяет рекомендовать ее как профессионала в своем деле и как надежного партнера в реализации задач в сфере маркетинговых коммуникаций» — говорит Роман Тихоненко, Президент ЗАО «АИГ».
ЗАО «АИГ» является частью Международной группы American International Group, Inc., входит в число мировых лидеров в области личного и имущественного страхования и предоставляет свои услуги клиентам более чем в 100 странах.