Достичь результата – легко и красиво
И не просто результата, а решения бизнес задач клиента. Это вполне достижимо, если руководствоваться несколькими правилами организации мероприятий.
Будем больше и лучше слушать!
Задавать вопросы и услышать главное – цели и задачи, которых клиент хочет добиться путем проведения конкретного мероприятия, для какой целевой аудитории предназначено это мероприятие. Оно – составная часть маркетингового плана компании клиента, соответственно, предполагается получить от него результат – достижимый, измеримый, ощутимый в эмоциях и положительном настрое участников.
Клиент всегда прав!?
Не спешите соглашаться. Порой следовать всем требованиям клиента невозможно. Клиент не может и не должен быть посвящен во все тонкости ивент-кухни. Для этого ему и нужны Вы – специалисты своего дела. Только Вы можете дать квалифицированный совет – где и как лучше проводить мероприятие, оцените факторы риска в ТЗ клиента, выберите альтернативные варианты и убедите в их соответствии поставленной цели.
Избавьте клиента от лишних проблем.
Проведите качественную подготовительную работу с клиентом по техзаданию и графику, получите все необходимые Вам ответы. Этим Вы максимально избавите клиента от последующей назойливости с уточнениями со Вашей стороны и завоюете его доверие. Клиент тоже готовится к мероприятию, оттачивает презентации, выверяет списки присутствующих, определяет последовательность выступлений, проводит внутренние опросы к награждению лучших из своих рядов. Обязательно придерживайтесь графика встреч, тщательно готовьтесь к ним, высылайте регулярные отчеты. Клиент должен знать, что работа идет по плану.
Открытость в общении.
Клиент будет нервничать всегда – все ли будет сделано в срок, все ли придут, а, если придут все – будет ли довольно руководство, партнеры, пресса, не будет ли накладок в программе, меню, не пойдет ли дождь в разгар open-air вечеринки, наконец!
Ваша святая обязанность максимально оградить клиента от этих проблем, заранее все предусмотреть, регулярно предоставлять обратную связь. И обязательно вовремя информировать о необходимых изменениях и согласовывать их.