Если вы регулярно планируете и проводите мероприятия, то наверняка знаете, что в любой момент нужно быть готовыми к непредсказуемому развитию событий. Что-то может пойти не так в процессе подготовки или во время самого события.
Как этого избежать?

Не делать все по шаблону.
Повторяющиеся из года в год мероприятия или их элементы способны оттолкнуть даже самых стойких участников. Регулярно меняйте элементы ивента, добавляйте новое, привлекая внимание собравшихся. Найдите необычную площадку, поэкспериментируйте с дизайном и спецэффектами. Поищите вдохновение на профильных сайтах, проведите мозговой штурм в команде.

Создайте вокруг мероприятия облако предвосхищения.
Вы не получили необходимого числа подтверждений участия в мероприятии. Срочно решайте эту проблему! Вы не заинтересовали свою аудиторию, даже если само мероприятие очень качественное. Почему ваше мероприятие нельзя пропустить? Оно важно для заказчика и для вас – сделайте так, чтобы и участники в это поверили! Не заваливайте приглашенных традиционными приглашениями и многочисленными напоминаниями – постарайтесь создать такое приглашение, от которого невозможно будет отказаться. Все будут ждать это событие и сами подтвердят участие.
Регулярно публикуйте на сайтах и в соцсетях небольшие блоки информации, связанные с предстоящим событием. Привлекайте экспертные мнения и комментарии. Используйте ВИП персон. Делитесь полезной информацией, связанной с тематикой мероприятия. Заинтересуйте и заинтригуйте аудиторию, делая акцент на то, что участники получат от посещения вашего мероприятия.

Работайте с отзывами о вашем мероприятии – особенно с отрицательными!
Мониторинг соцсетей –это важная часть работы над мероприятием. Реагируйте немедленно, разрешайте проблемы и исправляйте недочеты. Общайтесь с участниками, благодарите за отзывы, делайте выводы для предстоящих мероприятий.
(по материалам зарубежных СМИ)