Автор Лилия Петросян для Журнала «Секретарское дело»
27 ноября 2014 года

Зачем компаниям event-маркетинг?

— Ивент-маркетинг — это не просто организация праздника или развлечения. Ивент-маркетинг может быть составной частью маркетингового плана и бизнес-стратегии организации и ориентироваться на клиентов, партнеров, прессу. В этом случае он выполняет бизнес-задачи, помогает росту продаж и повышению прибыли. Делает организацию более узнаваемой на рынке. А может быть предназначен и для решения бизнес-задач, но внутри организации, и ориентироваться на членов коллектива. В этом случае ивент работает на улучшение корпоративной культуры, сплочение коллектива, создание приятной и комфортной атмосферы на работе, снижение текучки кадров, повышение интереса к работе. В конечном итоге это ведет к росту производительности и качества труда в организации, что напрямую влияет на прибыль! Мероприятие — это возможность встречи людей, а общение — это главный инструмент достижения взаимопонимания и договоренностей.

Как event-мероприятия помогают в создании положительного имиджа организации?

— Один раз увидеть лучше, чем сто раз услышать. В интерактивном общении с целевой аудиторией можно ярко заявить о себе. Но только через хорошо организованное, качественное мероприятие! Много для укрепления имиджа дают мероприятия КСО (корпоративная социальная ответственность) — социальные проекты, созидающие добро. Уровень мероприятия определяет во многом уровень компании, ее статус и репутацию.

Любой проект, в том числе и event-мероприятие, требует грамотного управления. Так можно ли организовать его силами самих сотрудников или всё же лучше обратиться к специалистам?

— Конечно, можно самим организовать мероприятие, но оно не сможет сравниться по уровню исполнения с агентским. Сотрудники не обладают таким опытом и качествами профессионалов.
В работе над проектом агентство привлекает множество узких специалистов, которые работают над каждым моментом мероприятия. Это не просто техническое и логистическое исполнение проекта, это глубоко профессиональный подход, это психология мероприятия, это его эмоциональность и атмосфера, все должно быть органично — вот над чем больше всего работает агентство.
Опытное агентство сразу дает оптимальное решение и короткий путь исполнения, ведь сейчас время является важным ресурсом, и рациональное его использование — ключевой фактор в работе.
Зачастую организаторы не могут полностью оценить объем работ, упускают детали, которые затем по цепочке ведут к провалу целых блоков мероприятия.

Если личный помощник руководителя сам занимается подготовкой мероприятия, с чего ему нужно начать? И как организовать всё так, чтобы потом не быть уволенным?

— С оценки собственных сил, умений, времени для организации, помощи других сотрудников.
Точно определить у руководства, что должно быть на выходе, какие задачи у проекта, чего точно не должно быть. Получить подробный бриф на примере что нравится, что не нравится, конкретику, а не общие вводные.

«Я не припомню мероприятия, которое не стало бы событием. Остальные я забыл все». А если ваше мероприятие запоминается каким-то форс-мажором или скандалом — расценивать это как успех (запомнилось же!) или провал?

— Такую ситуацию можно расценить по-разному.
Если речь о скандале — однозначно это провал, который еще и запомнится надолго, и потребует много сил для устранения подпорченной репутации! А публику еще придется уговаривать на то, чтобы они посетили другие ваши мероприятия.
Агентство берет на себя проработку запасных вариантов, имеет опыт «сглаживания» неловких ситуаций…
Если же это форс-мажорная ситуация, которая может родить креатив на мероприятии в режиме «здесь и сейчас» (как во время Олимпиады в Сочи, когда не раскрылось пятое кольцо), тогда это может быть успех. Случай с кольцом стал настоящей «изюминкой» Сочинской Олимпиады. Но лучше конечно все импровизации, форс-мажоры и скандалы планировать заранее!

«Выжить после…» — как контролировать ведение проекта и не сойти с ума? Можно ли делегировать задачи сотрудникам?

— Обязательно нужна группа организаторов, одному невозможно создать мероприятие высокого уровня. Делегировать тоже нужно уметь — изначально прописать роли и обязанности в соответствии с должностными и профессиональными обязанностями сотрудников, подготовить план работы со сроками выполнения, работать в слаженной команде. Соблюдение сроков работ и продуктивное взаимодействие людей являются ключевыми факторами для достижения успеха.

Как не выйти за рамки бюджета? На чём можно сэкономить в первую очередь?

— Нужен разумный подход. Главное — определить важные вещи. В каждом проекте они есть. Определив, что первично, сразу понятно, что вторично — и этим можно жертвовать. Я редко предлагаю экономить на питании, техническом оснащении и выборе площадки. Рекомендации можно давать для каждого конкретного проекта, общими предположениями на этот вопрос ответить невозможно.

Всё же корпоративное мероприятие — повод отдохнуть или потратить деньги?

— Позвольте вернуться к первому вопросу — зачем проводятся мероприятия? Если мероприятие организовывается потому, что «все же их проводят», — то это непременно будет пустая трата времени и денег. А если мероприятие является инструментом достижения конкретной цели, и его результат может быть оценен и измерен, то и отдыхается с пользой для всех! В зависимости от аудитории и задач это может быть и тематическая вечеринка в ресторане, и выездной тимбилдинг, и семейный праздник. Формат мероприятия помогает добиться желаемого результата. И потраченные средства непременно окупятся.

Наталья Селивёрстова
Журнал «Секретарское дело»

Лилия Петросян. Генеральный директор агентства полного цикла «7 events communications», победителя международной премии Global Event Awards 2014 в номинации «Лучшее деловое мероприятие». Также агентство — лауреат национальной премии Золотой Пазл 2014 — лучший event-проект. Диплом премии Золотой Пазл 2014 — «Лучшая защита проекта». Основано в 2007 году.