Автор Лилия Петросян для информационного портала NEO HR
2 декабря 2014 года

Мероприятия положено проводить

Каждый HR-специалист в своей карьере сталкивается с утверждением, что без мероприятий в компании не обойтись. Так заведено. Новый год, юбилеи, годовщины, тимбилдинги – круговорот ежегодных инфоповодов внутреннего значения… Размер бюджета в период постоянного урезания и дефицита средств становится главной темой при разработке деталей мероприятия. Снижение бюджетов сказывается на качестве внутренних мероприятий.

Зачем они нужны?

Как и в случае с внешними мероприятиями – для усиления устойчивости бизнес-модели, повышения производительности, роста продаж. Только целевой аудиторией выступают сотрудники. Это один из самых ценных активов любой организации и мы, сотрудничая с разными компаниями, успели провести корпоративные мероприятия различных форматов. На примере некоторых я постараюсь описать варианты их оптимизации:

• Обучение корпоративной культуре, донесение ценностей
• Ознакомление с брендом компании и ее продукцией. Поддержание стандартов идентичности (one company – one voice)

Обычно проводятся силами HR, при приеме сотрудников на работу, и далее по мере необходимости для освежения и обновления знаний. Малозатратные мероприятия: кофе-брейки, время сотрудников отделов, участвующих в программе.

Можно использовать и форматы клиентских мероприятий, но для работы с сотрудниками. Пример: открытие нового офиса или шоу-рума компании. Перед торжественными мероприятиями и программой для клиентов было предложено провести презентацию офиса для сотрудников. И не просто познакомить их с новыми рабочими местами, а провести клиентскую экскурсию, рассказать о том, как зарождалась история компании и ее брендов, чем занимается компания сегодня. Это особенно важно для таких подразделений, как бухгалтерия, логистика, IT – тех, кто помогает продавать, иногда не подозревая, что именно скрывается под строчками в фактурах. Такую экскурсию обязательно нужно делать своими силами – заручиться поддержкой руководителей необходимых специалистов, а им самим включить благодарность за такие экскурсии в ежегодное подведение рабочих итогов. Для закрепления сотрудникам дарят продуктовые мини-сеты с памятной символикой, аналогичные тем, что получают клиенты компании.

• Призыв к достижению определенных результатов, повышение лояльности к работодателю

Прекрасный повод использовать сценарии спортивных соревнований, квесты различной степени активности, сама суть которых – поднятие боевого духа, настрой на победу, заряд энергией и яркие эмоции. Можно использовать готовые квесты от квест-компаний. При небольшом количестве сотрудников сценарий возможно написать своими силами – выбрать тематику, поискать в интернете несложные и интересные задания. В зависимости от поставленной задачи это может быть и сплочение коллектива на поиск выхода из поставленной ситуации, и отработка навыков тайм-менеджмента, стресс устойчивости. Для спортивных мероприятий подготовьте яркие майки/кепки с лого компании. В качестве тимбилдинга проведите турнир по боулингу, шуточные эстафеты в зале или на природе, веревочный парк тоже подойдет. Главное – решение стоящей задачи в ходе ивента (не забывайте, что все собрались в рабочее время не просто укрепить здоровье).

• Подведение итогов. Информирование об изменениях в компании Знакомство с сотрудниками из регионов

Самый яркий пример: встреча всех сотрудников на отчетных годовых праздниках (Kick-off). Как сделать это событие запоминающимся и успешным? Главное в организации – создание позитивных эмоций, которые запомнятся надолго, помогут сотрудникам почувствовать гордость за компанию и, конечно, отдохнуть.

Чтобы хорошо сэкономить, мероприятие можно сделать в январе или феврале, в середине недели, заранее забронировать площадки и развлечения. Банкет в ресторане заменить на программу из нескольких блоков, в зависимости от бюджета, а банкет – на фуршет. Если бюджет позволяет, пары таких блоков будет достаточно, чтобы сделать событие незаурядным.

Профессиональный ведущий решит множество проблем: удержит внимание, зарядит позитивом, поможет в координации ивента. Можно установить фотобудку необычного формата или объемный логотип, чтобы сотрудники делали на память красочные фото, пригласить одну хорошую музыкальную кавер-группу для создания нужной атмосферы. Если нет денег на группу, пригласите диджея или найдите таланты у себя в коллективе. Но! Следите за качеством, чтобы мероприятие в итоге не превратилось в детский утренник.

Сейчас все увлекаются танцами. Попросите тех, кто умеет танцевать, провести несложный мастер-класс.

Праздник будет в офисе? Пригласите хорошую кейтеринговую компанию, сами закупите спиртное. Не нужно экономить на еде: необязательно, чтобы она была разнообразной, но важно, чтобы хорошего качества и в достаточном количестве. Прекрасная альтернатива подаркам – шуточная беспроигрышная лотерея, билеты на которую нужно выиграть в конкурсах (темы – история компании, миссия и ценности, бренды и т.д.).

• Повышение квалификации. Обучение. Мотивация на внутренний рост (тренинги)

На рынке представлен большой выбор мероприятий, которые позволяют разбавить строгий формат тренинга, внести в него элементы игры и командной работы: кулинарные поединки и мастер-классы по социальным танцам, обучение рисованию и лепке. Бюджет сильно не пострадает, если сам тренинг будут проводить сотрудники или тренеры-фрилансеры. Провести можно как в офисе, так и на площадке подрядчика.

• КСО (корпоративно-социальная ответственность компании)

Важная составляющая имиджа компании. Эти проекты всегда будут вызывать отклик в сердцах. Важно выбрать мероприятия и акции неформально. И обязательно с участием первых лиц или руководителей среднего звена.

Можно подобрать проект, созвучный специфике работы компании. Или спросить сотрудников, просто задать вопрос или поискать информацию в интранете. Наверняка выяснится, что некоторые уже работают волонтерами или разово присоединяются к реальным проектам по улучшению жизни вокруг.

Затраты на такие совместные акции не обременительны для бюджета. В одной крупной компании руководство и HR-специалисты ежегодно приглашают сотрудников на акции по уборке города. Приходит большинство, несмотря на выходной! Бюджет небольшой: хозяйственные принадлежности для уборки, саженцы для озеленения. Можно присоединиться к городским субботникам или позвонить в местную управу со своими предложениями. Важно продумать логистику ивента (как добраться, как организовать питание), обеспечить четкую внутреннюю коммуникацию. Можно вовлечь в мероприятие членов семьи. Результат – полезное дело и создание повода гордиться собой и компанией.

Возможно привлечение агентства в качестве донора-партнера. К примеру, наше агентство из собственных средств регулярно создает и проводит отчетные мероприятия для одного из благотворительных фондов.

Аудитория

Возрастной и гендерный принцип помогут спланировать конкретные части мероприятия, при необходимости развести разные группы по интересам.

Как правило, если руководство компании вовлечено и принимает участие, то и уровень мероприятия повышается. Если основной организатор – среднее звено, то и мероприятие по уровню будет ровно-средним. Делайте выводы – заманивайте «генералов»! Они же поведут за собой народ в случае заминок и нежелания участвовать в активных мероприятиях.

Как все склеить?

Про планирование написано много книг и статей. Отметим здесь некоторые моменты, которые способствуют успеху мероприятия.

Одному, даже очень талантливому, человеку вытянуть мероприятие не под силу. HR владеет информацией о скрытых возможностях каждого сотрудника и может объединить в команду лидеров и просто неравнодушных людей, которые будут работать над созданием своей части мероприятия.

На первых собраниях необходимо (помимо идеи и креатива) прописать детальный план, привязанный к календарю, распределить зоны ответственности, запланировать обязательные встречи и письменную отчетность руководителям проекта. Помните: организация мероприятия – это немалые затраты времени сотрудников, распределяйте роли в зависимости от их рабочей загрузки.

Главное – постановка решаемых и измеряемых задач и проверка инструментов оценки проводимого мероприятия до начала его проведения. Цели определяют и формат, и размах события, от этого зависит, сколько потребуется ресурсов – денежных и человеческих.

Все обычно запоминают, как начинается мероприятие и чем заканчивается. Постарайтесь удивить собравшихся в начале. Это может быть и необычное оформление зала из шаров, бумаги, цветов, и креативное приветствие гостей на входе. А в конце – приятные сувениры на память. Можно порадовать гостей брендированным печеньем, вареньем и конфетами в простой, но оригинальной упаковке.

Внутренний пиар. Проявите такое же уважение к своим сотрудникам, как и к внешним клиентам, создайте коммуникационную кампанию, интригу, привлеките их поэтапным раскрытием информации, но не забудьте указать все важные данные по мероприятию: место, дресс-код, транспортировка, программа, тайминг. При наличии средств нужно заказать печатные материалы, тематические сувениры, награды, дипломы.

Недремлющее око – фото и видео в режиме онлайн. Качественные фото- и видеоотчеты всегда пользуются популярностью. Как живо все обсуждали фото генерального директора, позировавшего в косухе на фоне крутого байка на рокерской вечеринке. Как стильно смотрелись на фото прекрасные дамы на черно-белом балу!

Что остается за бортом?

Самостоятельно заниматься организацией мероприятия возможно. Однако следует учитывать зоны риска, которые не всегда вспоминают при составлении плана:

• Страхование от рисков травм и порчи оборудования и имущества
• Медицинское сопровождение
• Уборка мусора
• Оформление, согласование договоров с подрядчиками. Проверка их благонадежности и репутации
• Запасные планы на случай непредвиденных обстоятельств и погодных условий

К нам обратилась одна компания для проведения выездного мероприятия на природе. Оценив наше предложение, решила, что все возможно сделать своими силами и намного дешевле. Впоследствии мы узнали, что площадка, которую арендовала компания, не предполагала навеса на случай непогоды. Дождь внес коррективы в планы: одежда намокла, еда остыла и праздник был испорчен. Не было предусмотрено и персонала для уборки территории после мероприятия, поэтому пришлось территорию спешно убирать самим под проливным дождем.

Помощь нужна?

Если логистика события сложная и есть бюджет, разумнее все доверить профессионалам. И это будет не просто техническое и логистическое исполнение проекта. Аккаунт-менеджеры профессиональных агентств работают над психологией мероприятия, его эмоциональностью и атмосферой. Все элементы должны быть органичны – вот, о чем заботится агентство. Немаловажно, что в нем работают специалисты разных направлений, знающие специфику каждого конкретного этапа организации и проведения мероприятия, так как делают это каждый день. Это значительно снижает риски.

Есть проекты, которые желательно отдать агентству. Например, создание корпоративного фильма для мероприятия. Взяв за основу сценарий сотрудников (текст с использованием сюжетов, терминов и «языка» компании), мы привлекаем команду профессиональных актеров, костюмеров. Грим, свет и музыка дополняют картину – и появляется качественный готовый продукт, оформленный в виде короткого фильма, визуально раскрывающего ценности и основные цели компании.

Делегирование трудоемких дел агентству освобождает ваши руки и мозг для концентрации над отчетными презентациями и работы с сотрудниками внутри компании. Зачастую заказ мероприятия «под ключ» по своим трудозатратам дешевле, нежели создание данного продукта своими силами.

 
Ссылка на статью: http://neohr.ru/avtorskie-kolonki/article_post/ivent-vam-v-pomosch-planirovanie-meropriyatiy-v-kompanii